PENGANJURAN SUATU MAJLIS
| (Majlis merujuk kepada acara atau majlis atau program yang melibatkan pengurusan protokol) 1. JFPIU yang akan mengadakan majlis yang melibatkan jemputan kenamaan (pembesar negara/negeri atau tetamu dari luar negara) hendaklah menyediakan kertas cadangan/konsep bagi mendapat keputusan Naib Canselor/Pegawai Utama dengan sokongan oleh Pendaftar bagi pelaksanaan majlis termasuk konsep dan cadangan jemputan tetamu kenamaan untuk merasmikan majlis tersebut. 2. Pemilihan tarikh majlis hendaklah dirujuk kepada Pejabat Naib Canselor terlebih dahulu bagi mengelak pertembungan tarikh dengan program universiti yang lain. 3. Bagi majlis tanpa kehadiran tetamu kenamaan negeri, ia akan diselaraskan oleh Jawatankuasa peringkat JFPIU yang menganjur. Bagi majlis yang melibatkan tetamu kenamaan, penganjur hendaklah memaklumkan BPK sekurang-kurangnya SATU bulan sebelum diadakan. 4. Suatu majlis yang melibatkan waktu malam, ianya hendaklah ditamatkan tidak lewat daripada jam 10.30malam. 5. Bacaan doa TIDAK perlu diadakan bagi suatu program yang berbentuk hiburan semata-mata, |
JEMPUTAN
| 1. Setiap jemputan untuk pihak luar bagi menghadiri majlis hendaklah dikeluarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh majlis. 2. Setiap jemputan untuk pihak luar bagi merasmikan majlis hendaklah dikeluarkan sekurang-kurangnya 1 bulan sebelum majlis diadakan 3. Jemputan untuk pihak luar (terutama orang kenamaan/VVIP) hendaklah menggunakan surat rasmi ditandatangani oleh Naib Canselor disertakan bersama atur cara dan brosur berkaitan yang dirangka oleh penganjur, diserahkan kepada BPK untuk urusan seterusnya dalam tempoh SATU bulan sebelum majlis. 4. Jemputan untuk pihak luar untuk menghadiri majlis boleh menggunakan surat atau kad yang direka khas oleh penganjur yang telah disahkan rekaannya oleh BPK, |
MEDIA
| 1. Semua urusan dan perhubungan dengan pihak media bagi sesuatu majlis yang dianjurkan oleh JFPIU hendaklah dibuat melalui BPK 2. Penganjur majlis bertanggungjawab menyediakan kenyataan akhbar (press release) yang diserahkan kepada BPK sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh majlis diadakan. 3. Kenyataan akhbar hendaklah dikeluarkan melalui pejabat BPK |
PEMASANGAN BANNER / BANTING/ POSTER
| 1. Pemasangan banner/banting dan poster berlogo hendaklah menepati syarat yang ditetapkan dalam Garis Panduan Penggunaan Logo dan Citra Organisasi di UMS (Pekeliling Pendaftar Bil.8 /2013) 2. setiap bahan bercetak yang menggunakan logo (banner/banting dan poster) hendaklah mendapatkan kebenaran daripada BPK. |