Oleh Profesor Ir. Dr. Nurmin Bolong
Pengarah Pusat Pengurusan Strategik UMS
(Pensyarah Program Kejuruteraan Awam UMS)
Dalam era pendidikan tinggi yang semakin dinamik, mencabar dan berdaya saing, universiti perlu memperbaiki cara menigkatkan kecekapan operasi, mempertingkat kualiti perkhidmatan, serta mengadaptasi dengan perubahan teknologi.
Universiti bukan sahaja berperanan menyumbang dalam menyelesaikan cabaran global melalui aktiviti penyelidikan, pemindahan ilmu, dan kolaborasi antarabangsa, malah perlu sentiasa berkembang seiring dengan agenda pembangunan mampan. Hakikatnya, cabaran pengurusan dan birokrasi masih membelenggu kebanyakan institusi pendidikan tinggi (IPT). Sudah tiba masanya kita bergerak ke hadapan melalui pendekatan ESSA: Eliminate, Standardize, Simplify, and Automate (Hapuskan, Seragamkan, Mudahkan, dan Automasi).
Rajah 1 Gambar hiasan. Universiti masa hadapan yang lestari, Rajah dihasilkan menggunakan ChatGPT (OpenAI), 2025. “Futuristic university campus generated by AI.” Dicapai pada 31 Julai 2025
APA ITU ESSA?
ESSA membantu universiti menyusun semula operasi harian melalui empat langkah utama: 1.Hapuskan: Buang langkah, borang atau proses yang tidak memberi nilai tambah, 2.Seragamkan: Gunakan SOP, borang dan tatacara yang sama di semua jabatan, 3.Permudahkan: Susun semula proses supaya ringkas, mesra pengguna dan kurang risiko silap dan 4.Automasi: Gunakan teknologi digital untuk mengurangkan kerja manual dan mempercepat proses. Prinsip ESSA umumnya diperkenalkan melalui rantaian bekalan (Andre J., 2023) namun prinsipnya sangat relevan untuk pendidikan tinggi yang juga memerlukan pengoptimuman proses dan teknologi.
Contohnya, dalam proses permohonan cuti, kadang-kadang borang perlu melalui beberapa peringkat kelulusan. Dengan ESSA, proses ini boleh dipendekkan, borang disatukan, dan kelulusan dibuat secara digital sekali gus menjadikannya lebih cepat dan telus. Begitu juga dengan pendaftaran pelajar baharu; maklumat yang sama tidak perlu diisi berulang kali jika sistem digital digunakan dengan betul.
Infografik Rajah 2 bagaimana pendekatan ESSA boleh dilaksanakan di IPT.
CABARAN UTAMA (‘PAIN POINT’)
Antara cabaran utama yang selalu menjadi rungutan termasuk proses kelulusan yang banyak peringkat, borang yang rumit, penggunaan kertas berlebihan, dan kurangnya maklumat jelas tentang prosedur. Penyelesaian mudah: kaji semula semua proses, kurangkan langkah, permudahkan borang, dan maksimakan penggunaan sistem digital. Dalam sesebuah institusi pengajian tinggi, langkah-langkah yang sering menjadi ‘pain point’ atau menyebabkan kelewatan dijelaskan pada Rajah 3.
PELAKSANAAN ESSA DI IPT
IPT berpeluang mengaplikasikan ESSA dalam pelbagai aspek seperti pentadbiran, perkhidmatan pelajar, kewangan, sumber manusia dan pengurusan penyelidikan, melalui beberapa langkah strategik berikut:
- Kenal Pasti, Memetakan Proses Semasa dan ditambahbaik
Laksanakan libatsama atau sesi perbincangan bersama kakitangan untuk memetakan semula proses semasa misalnya pendaftaran pelajar, pengurusan geran penyelidikan, atau urusan perbelanjaan. Harrington, HJ (1991), memperincikan langkah-langkah pemetaan proses dan kepentingan penglibatan kakitangan dalam proses penambahbaikan. Proses ini melibatkan pembentukan pasukan penambahbaikan, latihan ketua pasukan, penghapusan birokrasi, pemudahan prosedur, dan pengurangan masa pemprosesan. Seterusnya, segala kemajuan perlu diukur, maklum balas diberikan, penambahbaikan didokumentasikan serta diiktiraf, dan budaya penambahbaikan berterusan diamalkan.
- Hapuskan Langkah Tidak Perlu
Setiap proses wajar dikaji semula untuk menghapuskan elemen berulang seperti borang yang sama atau keperluan tandatangan berlapis. Kepercayaan dan integriti kakitangan menjadi asas bagi memastikan prosedur dilaksanakan secara adil, telus, dan berlandaskan kepentingan bersama, tanpa menjejaskan kualiti atau membuka ruang kepada penyalahgunaan. Integriti juga memastikan semua cadangan perubahan dilakukan secara profesional, jujur dan mengambil kira kepentingan organisasi serta pelanggan (Scheuing dan Edvardsson, 1994).
- Seragamkan SOP dan Prosedur
Menurut Rummler and Branche (2012), IPT perlu mewujudkan SOP yang jelas dan seragam di semua fakulti dan jabatan bagi memastikan kelancaran proses, mengelakkan kekeliruan, dan mengurangkan pertindihan. Langkah menyeragamkan SOP dan prosedur di IPT adalah seperti yang diringkaskan pada Rajah 4.
- Permudahkan Proses
Proses sedia ada sama ada borang, arahan dan prosedur terutamanya yang berlebihan, mengadungi maklumat berulang dan bahasa yang kurang jelas serta mengelirukan pengguna perlulah dielakkan, dipermudahkan dan ditambahbaik. Susun semula borang dan proses supaya lebih mudah, kurang birokrasi dan lebih mesra pengguna. Selain itu, keperluan pelaksanaan projek rintis adalah baik terutamanya dalam memulakan suatu usaha dan mengesahkan kejayaan proses yang lebih berkesan.
- Automasi Melalui Digitalisasi
Di IPT, terdapat banyak proses telah mengalami digitalisasi seperti pendaftaran pelajar, pengurusan aset dan inventori, pemantauan kehadiran dan sebagainya. Automasi melalui digitalisasi menjadikan operasi universiti lebih moden, efisien, dan responsif terhadap keperluan warga kampus, namun segala cabaran transformasi masih wujud (Singu, 2025). Cadangan pelaksanaan boleh diperkasa pada rajah ilustrasi Rajah 5.
HALATUJU (WAY FORWARD) KHUSUS UNTUK IPT
Dalam era perubahan pesat, IPT perlu meninggalkan pendekatan tradisional dan mengamalkan ESSA: Hapuskan, Seragamkan, Permudahkan, Automasi yang dijadikan sebagai strategi utama untuk kekal relevan, efisien, dan berdaya saing.
Kejayaan pelaksanaannya bergantung pada komitmen kepimpinan, sokongan pengurusan atasan, serta penglibatan semua staf. Latihan dan pembangunan kemahiran digital mesti diberi keutamaan supaya warga universiti bersedia menghadapi cabaran baharu. Penetapan pencapaian yang jelas membolehkan indikator dipantau dan strategi disesuaikan mengikut keperluan. Pelaksanaan wajar dilakukan secara berperingkat bermula dengan projek rintis, diikuti perkongsian kejayaan untuk mendorong perubahan.
Maklum balas, data dan pengalaman dari semua pihak adalah ‘kompas’ utama yang memastikan universiti sentiasa di landasan yang betul untuk menghadapi cabaran masa depan. Budaya pembelajaran berterusan, staf berintegriti, keterbukaan, dan kerjasama rentas jabatan dengan tiada lagi ‘silo’ atau kerja dalam ruang lingkup sendiri, adalah asas bagi memastikan ESSA menjadi amalan sebenar, demi masa depan universiti yang lebih cemerlang.
PENUTUP (CALL FOR ACTION)
Trasformasi universiti ke arah masa depan yang dinamik dan berdaya saing memerlukan keberanian dan visi yang jelas. Pendekatan ESSA bukan sekadar kerangka penambahbaikan, tetapi satu budaya kerja berteraskan kecemerlangan, inovasi, dan kecekapan. Pelaksanaan yang konsisten dan menyeluruh akan mempersiapkan universiti menghadapi cabaran masa hadapan, sekali gus memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelajar, staf, masyarakat, dan semua pihak berkepentingan.